L’e-Procurement è definito come l’utilizzo delle tecnologie Internet nel processo di approvvigionamento di beni e servizi.
L’utilizzo di applicazioni web, per la chiusura online di transazioni commerciali o lo scambio di informazioni, consente all’azienda che adotta tali soluzioni di beneficiare di vantaggi di tipo quantitativo (costi di acquisto minori e risparmio di risorse umane) e qualitativo (riduzione della durata e della complessità gestionale del processo di acquisto).
L’acquisto di beni e servizi necessari per produrre coinvolge due voci di costo: una prima, costituita dal costo del bene o servizio, ed una seconda, costituita dal costo del processo di acquisto. Le soluzioni di e-Procurement riducono entrambe le aliquote e sono perciò una leva strategica dell’impresa.
Quali sono i vantaggi
Le imprese che adottano soluzioni di e-Procurement per l’approvvigionamento delle risorse ottengono i seguenti vantaggi:
- Riduzione dei costi riguardanti il processo tradizionale di approvvigionamento
- Riduzione del tempo necessario per completare l'intera operazione (time to market)
- Maggiore integrazione con gli altri processi aziendali
- Riduzione e gestione strategica dei fornitori chiave
- Aumento dell'efficacia dei processi e riduzione della numerosità dello staff acquisti
A questi vantaggi se ne aggiungono altri collaterali, come la diminuzione del cosiddetto "effetto maverick" (acquisti fuori controllo), ossia il fenomeno per il quale gli impiegati tendono a bypassare la procedura di acquisto tradizionale, effettuando alcuni approvvigionamenti in prima persona, e compilando poi le relative note spese. La diminuzione dell'effetto maverik avviene in funzione del fatto che, implementando un sistema di e-Procurement, l'azienda offre al suo dipendente un sistema semplice per identificare i prodotti dei quali ha bisogno, facendo convergere verso una rosa di offerte a catalogo e la possibilità di effettuare richieste "fuori catalogo". Tali richieste possono essere gestite in automatico dal sistema informativo che interpella i fornitori delle relative categorie merceologiche richiedendo preventivi e informazioni sulle soluzioni proposte. In tal modo l'utente non è costretto alla ricerca dei prodotti dei quali ha bisogno, ma sono questi ad essere resi disponibili dall'utente.
Gli strumenti informatici ben adattati al sistema azienda diventano le soluzioni business-to-business capaci di liberare potenzialità e consentire una maggiore focalizzazione sulle core competence aziendali.
A chi si rivolge
Una delle caratteristiche che ha permesso la diffusione e il successo dell’e-Procurement è che può essere utilizzato da tutte le aziende: le grandi imprese hanno possibilità di consolidare la propria posizione sul mercato, restando altamente competitive e le piccole e medie imprese, hanno l’opportunità di inserirsi in mercati nuovi, senza investire ingenti capitali, possono farsi conoscere e svolgere la propria attività, senza subire le limitazioni delle barriere geografiche. In particolare, il business to business (B2B), offre a qualsiasi azienda l’opportunità di ampliare il proprio mercato, sostenendo un costo quasi irrilevante se messo a confronto con i ricavi ottenibili, soprattutto nel lungo termine. L’utilizzo del web e quindi delle soluzioni di e-Procurement come F-Merchant, consentono di istaurare un rapporto più trasparente, immediato, diretto con i fornitori e con la clientela e di gestire un magazzino, minimizzando il quantitativo di scorte, che non saranno smaltite a breve termine.
Il processo di acquisto tramite e-Procurement
Le fasi del processo d’acquisto effettuato usando una tecnologia Internet, come un sito web con catalogo elettronico, sono le seguenti:
- Connessione dell’utente ad un sito web con un catalogo elettronico contenente una varietà di prodotti del tipo desiderato
- Scelta (tramite “click”) del prodotto e generazione istantanea di un modulo contenente le specifiche del bene/servizio
- Approvazione del manager
- Generazione automatica dell’ordine
- Invio dell’ordine tramite Internet
- Registrazione automatica dell’operazione nel sistema contabile e pagamento effettuato elettronicamente
Statistiche
Secondo studi eseguiti negli USA i costi amministrativi per ogni ordine di acquisto emesso variano da circa €100 a €250 (fonte Gartner Group), mentre il costo tramite un sistema efficace di e-Procurement a regime scenderebbe a circa €30, equivalente ad una riduzione anche di circa l'85%. Tali costi sono imputabili al personale, uffici, costi telefonici, inefficienze nel sistema degli ordini/magazzino, costi di non conformità, costi di management delle forniture, e altro.
I sistemi di e-Procurement permettono miglioramenti di prestazioni aziendali anche sul fronte dei supply cycle time (tempi di attraversamento del ciclo di procurement) e dei costi di magazzino (conseguentemente): secondo studi condotti da Aberdeen Group su un gruppo di grandi aziende che hanno implementato l'e-Procurement, da una media di 7,3 giorni richiesta dal ciclo tradizionale/manuale di procurement, si è passati a circa 2 giorni; i costi di magazzino hanno avuto una riduzione compresa tra il 25 ed il 50%.
Infine, l'utilizzo dei sistemi di e-Procurement permette forti risparmi sul fronte degli acquisti (anche 5-10%, fonte Aberdeen Group) grazie ad una maggiore efficienza sul controllo delle attività e dei prezzi di acquisto: l'e-Procurement permette una più efficiente centralizzazione della gestione ed una più accurata selezione dei fornitori privilegiati/strategici e, quindi, un rafforzamento della posizione contrattuale con essi.
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